Liftonderhoud voor uw VvE: zo kiest u het juiste contract

Een lift is voor veel bewoners onmisbaar en voor de VvE een van de grotere vaste uitgaven. Het onderhoudscontract bepaalt hoe snel een monteur komt, wat u extra betaalt en hoe lang u aan een leverancier vastzit. Toch wordt dat contract vaak jarenlang niet bekeken. In dit artikel leest u wat de wet van de VvE vraagt, welke contractvormen er zijn en hoe u offertes eerlijk vergelijkt.

Waarom de lift aandacht verdient

In een appartementengebouw met een lift is die lift vaak de meest technische installatie die de VvE in beheer heeft. Er zitten bewegende delen in, elektronica, deuren, kabels of hydrauliek en een alarmsysteem. Al die onderdelen slijten. Daarom komen er elk jaar vaste kosten terug: het onderhoudscontract, de periodieke keuring, de alarmverbinding en reparaties die niet onder het contract vallen.

Daarnaast is de lift een risico. Staat hij stil, dan raken bewoners die slecht ter been zijn hun zelfstandigheid kwijt. Ouderen kunnen hun woning niet meer uit, verhuizers en bezorgers lopen vast, en de klachten komen bij het bestuur terecht. Gaat er iets mis met de veiligheid, dan kan er letsel ontstaan. De VvE moet dan kunnen laten zien dat zij de lift goed heeft laten onderhouden en keuren.

Een goed contract verlaagt dat risico. Het legt vast wat de leverancier doet, hoe snel hij reageert en wat het kost. Een slecht contract laat juist veel open. Dan ontdekt u pas bij de eerste grote storing dat het vervangen van een deurmotor of een besturingsprint apart wordt gefactureerd.

Verantwoordelijkheden van de VvE

De lift hoort in vrijwel alle gebouwen bij de gemeenschappelijke gedeelten. De VvE is daarmee eigenaar en beheerder van de installatie. Het bestuur voert dat beheer uit, vaak samen met een professionele beheerder. In de meeste splitsingsreglementen staat dat de VvE zorgt voor onderhoud en herstel van de gemeenschappelijke gedeelten. De lift valt daar gewoon onder.

Het Warenwetbesluit liften 2016 legt de plicht tot goed onderhoud bij degene die de lift voorhanden heeft. Dat is de partij die feitelijk over de lift beschikt. In een appartementengebouw is dat doorgaans de VvE. Het besluit geldt ook voor liften in woongebouwen en particuliere huishoudens. De VvE moet er dus voor zorgen dat de lift en de veiligheidscomponenten goed worden onderhouden en dat de lift wordt gebruikt waarvoor hij bedoeld is.

In de praktijk betekent dit voor het bestuur:

• een onderhoudscontract afsluiten met een deskundige liftonderhoudsfirma;
• zorgen dat de periodieke keuring op tijd plaatsvindt;
• gebreken uit een keuringsrapport laten herstellen;
• de administratie bewaren: contracten, keuringsrapporten, onderhoudsrapporten en storingsmeldingen;
• de lift buiten gebruik laten stellen als hij niet veilig is.

Het bestuur hoeft zelf geen liftexpert te zijn. Het moet wel aantoonbaar zorgvuldig handelen. Een volledig en overzichtelijk dossier helpt daarbij, ook richting verzekeraar als er ooit een schade of claim is.

De wettelijke keuringsplicht

Voor liften in Nederland geldt een periodieke keuringsplicht. Die staat in artikel 18 van het Warenwetbesluit liften 2016. De hoofdregels zijn als volgt.

• Een nieuwe lift wordt uiterlijk twaalf maanden na de eerste ingebruikneming gekeurd.
• Daarna volgt telkens uiterlijk na achttien maanden een nieuwe keuring.
• Na een reparatie of wijziging wordt de lift gekeurd voordat hij weer in gebruik gaat.
• De keuring wordt gedaan door een NL-conformiteitsbeoordelingsinstantie. Dat is een keuringsinstelling die de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid daarvoor heeft aangewezen.
• Bij goedkeuring brengt de instelling een zichtbaar kenmerk aan in de lift, met daarop de termijn tot de volgende keuring.

Bij een ernstig gebrek kan de keuringsinstelling een kortere termijn voor een nieuw onderzoek stellen. Bij de periodieke keuring wordt gekeken of de lift nog voldoet aan de eisen waaronder hij is gebouwd. Voor liften die onder de regeling vallen, wordt daarbij ook getoetst aan artikel 7.21 van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Voor de VvE is vooral de termijn van achttien maanden belangrijk. Die loopt niet gelijk met een kalenderjaar en ook niet met het boekjaar van de VvE. Daardoor raakt een keuringsdatum makkelijk uit beeld. Leg de vervaldatum daarom vast in uw contractoverzicht en spreek af wie de keuring aanvraagt. Soms regelt de onderhoudsfirma dat, soms de beheerder, soms het bestuur zelf.

Let ook op de kosten. De keuring wordt gefactureerd door de keuringsinstelling. Bij de keuring moet doorgaans een monteur van de onderhoudsfirma aanwezig zijn om de lift te bedienen en testen uit te voeren. Of die begeleiding in het onderhoudscontract zit, verschilt per contract.

Onderhoud en keuring zijn twee verschillende dingen

Bestuurders halen onderhoud en keuring nogal eens door elkaar. Ze vullen elkaar aan, maar het zijn verschillende taken met verschillende partijen.

Onderhoud

Onderhoud is het werk van de liftonderhoudsfirma. Een monteur komt volgens een vast schema langs om te smeren, af te stellen, te reinigen en onderdelen te controleren. Hij verhelpt storingen en vervangt versleten onderdelen. Het doel is dat de lift veilig blijft en zo weinig mogelijk stilstaat. Hoe vaak de monteur komt, hangt af van het type lift, het gebruik en het contract.

Keuring

De keuring is een onafhankelijke controle door een aangewezen keuringsinstelling. De keurmeester onderhoudt niets. Hij stelt vast of de lift voldoet aan de veiligheidseisen en legt gebreken vast in een rapport. Daarna is het aan de VvE om die gebreken te laten herstellen, meestal door de eigen onderhoudsfirma.

Hier zit een belangrijk contractpunt. Gebreken uit een keuringsrapport kosten soms veel geld. Bekijk daarom of het contract het herstel van keuringsbevindingen dekt, en tot welk bedrag of welke onderdelen. Bij een basiscontract betaalt u dat herstel meestal apart.

Contractvormen: basis, uitgebreid en all-in

Liftonderhoudsfirma's gebruiken elk hun eigen namen voor contracten. Toch komen ze in grote lijnen neer op drie vormen. De precieze inhoud verschilt per leverancier, dus lees altijd de voorwaarden en de lijst met uitsluitingen.

Basiscontract

Een basiscontract dekt het preventief onderhoud. De monteur komt periodiek langs, controleert de lift en doet kleine afstelwerkzaamheden. Kleine verbruiksmaterialen zoals smeermiddelen zitten er vaak in. Storingsbezoeken, onderdelen en uren voor reparaties worden doorgaans apart gefactureerd. De vaste prijs is laag, maar de variabele kosten kunnen flink oplopen. U loopt zelf het risico van slijtage en storingen.

Uitgebreid contract

Een uitgebreid contract voegt daar een deel van de storingsafhandeling aan toe. Bijvoorbeeld storingsbezoeken binnen kantooruren, of een vast aantal storingsbezoeken per jaar. Soms zijn kleine onderdelen tot een bepaald bedrag inbegrepen. Dit is een tussenvorm. Hoe gunstig hij is, hangt sterk af van wat er precies in staat.

All-incontract

Een all-incontract, ook wel full-service genoemd, dekt preventief onderhoud, storingen en de meeste onderdelen. De vaste prijs is hoger. In ruil daarvoor zijn de jaarlijkse kosten beter te voorspellen. Ook bij all-in gelden uitsluitingen. Het woord all-in betekent zelden echt alles.

Wat vaak is uitgesloten

Ongeacht de contractvorm ziet u vaak de volgende uitsluitingen terug:

• Grote componenten. Denk aan de aandrijfmachine, de kabels, de besturing of het hydraulische systeem. Deze vallen soms buiten de dekking of alleen tot een maximumbedrag.
• Vandalisme en oneigenlijk gebruik. Schade door bekladding, geforceerde deuren, verhuizingen of water in de schacht wordt meestal apart gefactureerd.
• Modernisering. Aanpassingen aan nieuwe normen of vervanging van verouderde systemen vallen buiten het onderhoudscontract.
• Keuringskosten. De factuur van de keuringsinstelling betaalt de VvE vrijwel altijd zelf.
• Werk buiten kantooruren. Bij sommige contracten geldt een toeslag voor storingen in de avond, nacht of het weekend.
• Bouwkundige onderdelen. De schacht, de machinekamer en de verlichting daarvan horen vaak niet bij de lift.

Welke vorm past, hangt af van de leeftijd en staat van de lift, de financiële buffer van de VvE en de behoefte aan voorspelbaarheid. Bij een oudere lift met veel storingen kan all-in rust geven. Bij een nieuwe lift kan een eenvoudiger contract volstaan, zeker als de fabrieksgarantie nog loopt. Laat de keuze in elk geval onderbouwen met de storingshistorie van de afgelopen jaren.

Servicelevels: reactietijden, personenbevrijding en alarm

De prijs van een contract zegt weinig zonder de servicelevels. Die bepalen wat bewoners merken als de lift stilstaat. Leg ze concreet vast, met tijden en meetbare afspraken.

Reactietijd bij storing

De reactietijd is de tijd tussen de melding en de aankomst van een monteur. Vraag naar de reactietijd en naar de precieze definitie ervan. Begint de klok bij de melding of bij de bevestiging? Geldt de tijd ook 's nachts en in het weekend? En wat gebeurt er als de leverancier de afspraak niet haalt? Sommige contracten kennen een boete of korting bij overschrijding. Andere noemen alleen een streeftijd.

Personenbevrijding

Als iemand vastzit in de liftkooi, is snelheid het belangrijkste. Voor personenbevrijding geldt in contracten doorgaans een kortere reactietijd dan voor een gewone storing. Controleer of die 24 uur per dag en 7 dagen per week geldt, en of er een toeslag aan verbonden is. Een bevrijding mag nooit wachten op een factuurdiscussie.

Alarmopvolging en noodcommunicatie

In de liftkooi zit een alarmknop met een spreek-luisterverbinding. Die verbinding moet het hele jaar werken en moet uitkomen bij een meldkamer die direct actie onderneemt. Vraag na wie die meldkamer bemant, hoe de verbinding loopt (vaste lijn, mobiel of internet) en wie de abonnementskosten betaalt. Loopt de verbinding nog via een oude analoge telefoonlijn, vraag dan na of die toekomstbestendig is en wat aanpassing kost.

Rapportage

Spreek af dat de leverancier na elk bezoek een rapport stuurt, en periodiek een overzicht van alle storingen, oorzaken en reactietijden. Zonder die gegevens kunt u de afspraken niet controleren.

Looptijd, indexering en opzegtermijn

Liftonderhoudscontracten hebben vaak een lange looptijd. Meerjarige looptijden komen veel voor. Na afloop wordt het contract vaak stilzwijgend verlengd met een nieuwe periode als niemand op tijd opzegt. Daarmee kan een VvE ongemerkt opnieuw voor jaren vastzitten.

Let bij een contract op drie dingen:

1. De looptijd en de verlengingsregeling. Wordt het contract verlengd met dezelfde periode, met een jaar, of loopt het daarna voor onbepaalde tijd door met een korte opzegtermijn?
2. De opzegtermijn. Die ligt doorgaans enkele maanden voor het einde van de looptijd. Mist u die datum, dan begint vaak een nieuwe periode.
3. De indexering. Bijna elk contract kent een jaarlijkse prijsaanpassing. Kijk welke index wordt gebruikt en of er een maximum geldt. Over een lange looptijd telt een indexering flink op.

Een lange looptijd hoeft geen probleem te zijn. Een leverancier die zeker is van meerdere jaren, kan scherper prijzen. Het nadeel is dat u minder vrij bent als de dienstverlening tegenvalt. Probeer daarom tussentijdse opzegmogelijkheden af te spreken bij structureel slechte prestaties, gekoppeld aan meetbare servicelevels.

Offertes vergelijkbaar maken

Liftoffertes zijn lastig te vergelijken. Elke leverancier beschrijft zijn contract anders, met eigen namen, uitsluitingen en tarieven. Een lage jaarprijs kan na een paar storingen duurder uitvallen dan een hogere all-inprijs. De oplossing is om de vergelijking zelf te structureren.

Werk met één bestek

Stel een bestek op: een beschrijving van wat u vraagt. Noem per lift het merk, het type, het bouwjaar, het aantal stopplaatsen en de aandrijving. Leg vast welk contracttype u vraagt, welke reactietijden u wilt, of personenbevrijding 24/7 moet zijn, en wie de alarmverbinding verzorgt. Vraag alle leveranciers op hetzelfde bestek te offreren. Zo vergelijkt u dezelfde dienst.

Reken met prijs per lift per jaar

Laat de prijs uitdrukken per lift per jaar, exclusief en inclusief btw. Bij gebouwen met meerdere liften ziet u zo of een leverancier voor elke lift hetzelfde rekent of een korting geeft bij meerdere installaties.

Kijk naar de totale kosten over de looptijd

De jaarprijs is maar een deel van het verhaal. Reken de totale kosten over de hele looptijd uit. Tel daarbij de indexering op en een realistische schatting van de nacalculatie: storingsbezoeken, onderdelen en uren die niet in het contract zitten. Gebruik daarvoor de storingshistorie van de eigen lift. Vraag ook de uurtarieven en voorrijkosten op, want die bepalen de nacalculatie.

Rekenvoorbeeld

Het volgende rekenvoorbeeld gebruikt ronde, fictieve bedragen en dient alleen ter illustratie. Een VvE heeft één lift en vergelijkt twee aanbiedingen met een looptijd van vijf jaar. We laten de indexering voor de eenvoud buiten beschouwing.

• Aanbieding A, basiscontract. Vaste prijs 2.000 euro per jaar. Op basis van de storingshistorie schat de VvE de nacalculatie op 1.500 euro per jaar aan storingsbezoeken en onderdelen. Totaal per jaar 3.500 euro. Over vijf jaar 17.500 euro.
• Aanbieding B, all-incontract. Vaste prijs 3.200 euro per jaar. De VvE verwacht nog 200 euro per jaar aan uitgesloten posten, zoals een toeslag buiten kantooruren. Totaal per jaar 3.400 euro. Over vijf jaar 17.000 euro.

In dit voorbeeld ligt de jaarprijs van A veel lager, terwijl de totale kosten bijna gelijk zijn. B geeft daarbij meer zekerheid. Valt het aantal storingen hoger uit dan verwacht, dan loopt A verder op en blijft B vrijwel gelijk. Valt het lager uit, dan is A gunstiger. Met andere getallen kan de uitkomst dus anders zijn. Het voorbeeld laat vooral zien waarom u de nacalculatie altijd moet meerekenen.

Modernisering en het meerjarenonderhoudsplan

Een lift gaat lang mee, maar niet eeuwig. Na verloop van tijd worden onderdelen moeilijk leverbaar, voldoet de besturing niet meer aan de huidige verwachtingen of nemen de storingen toe. Dan komt modernisering in beeld. Dat kan gaan om vervanging van de besturing, de aandrijving, de deuren of de complete installatie.

Modernisering valt buiten het onderhoudscontract en is een grote investering. Daarom hoort ze in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van de VvE. Het MJOP bepaalt mede hoeveel de VvE jaarlijks reserveert. Stem het liftonderhoudscontract en het MJOP op elkaar af. Een paar aandachtspunten:

• Laat de onderhoudsfirma of een onafhankelijke liftadviseur een inschatting geven van de resterende levensduur van de hoofdonderdelen.
• Sluit geen lang all-incontract af voor een lift die over een paar jaar gemoderniseerd wordt. Spreek dan af dat het contract na modernisering wordt aangepast of kan worden beëindigd.
• Vraag bij een modernisering naar de gevolgen voor het onderhoudscontract. Soms leidt de vervanging van de besturing ertoe dat alleen de leverancier van die besturing het onderhoud goed kan uitvoeren.
• Let op het risico van gesloten systemen. Sommige besturingen zijn voor andere firma's lastig te onderhouden. Dat beperkt later uw keuzevrijheid.

Een modernisering vraagt vaak een besluit van de vergadering van eigenaars, afhankelijk van het splitsingsreglement en de hoogte van het bedrag. Begin tijdig met de voorbereiding, zodat de eigenaars de plannen en offertes goed kunnen beoordelen.

Storingsregistratie, beschikbaarheid en bundelen

Storingen bijhouden

Wie wil weten of een contract goed werkt, moet meten. Houd per lift een storingsregister bij met de datum en tijd van de melding, het tijdstip van aankomst van de monteur, de oorzaak, de duur van de stilstand en of er personen zijn bevrijd. Veel leveranciers kunnen die gegevens aanleveren. Vraag erom in het contract.

Met die gegevens kunt u de beschikbaarheid van de lift berekenen: het deel van de tijd dat de lift werkt. U ziet ook of reactietijden worden gehaald en of bepaalde storingen steeds terugkomen. Terugkerende storingen met dezelfde oorzaak kunnen wijzen op onvoldoende onderhoud of op een onderdeel dat aan vervanging toe is. Deze gegevens zijn bovendien de basis voor een goede vergelijking bij de volgende offerteronde.

Bundelen binnen een beheerportefeuille

Professionele VvE-beheerders hebben vaak tientallen liften in hun portefeuille, met veel verschillende contracten, leveranciers en einddata. Bundelen kan voordelen hebben. Een leverancier die meerdere liften in een regio onderhoudt, kan efficiënter plannen. De beheerder krijgt meer uniforme afspraken over servicelevels en rapportage.

Elke VvE blijft wel zelf eigenaar en opdrachtgever. Het bestuur van elke VvE moet dus akkoord gaan met deelname en met het contract. Let er ook op dat de einddata van bestaande contracten verschillen. Een gebundeld contract werkt het best als VvE's kunnen instromen op het moment dat hun eigen contract afloopt.

Overstappen en checklist

Wanneer beginnen

Begin ruim op tijd. Zoek eerst de einddatum en de opzegtermijn op. Reken terug: u heeft tijd nodig om gegevens te verzamelen, een bestek op te stellen, offertes op te vragen, te vergelijken en een besluit te nemen. Afhankelijk van het splitsingsreglement en de bevoegdheden van het bestuur kan daar een vergadering van eigenaars bij nodig zijn. Een jaar voor de uiterste opzegdatum starten is geen overbodige luxe.

Hoe overstappen

1. Verzamel de gegevens: contract, keuringsrapporten, onderhoudsrapporten en storingshistorie.
2. Stel het bestek op en vraag minimaal drie offertes op.
3. Vergelijk op totale kosten over de looptijd en op servicelevels.
4. Neem een besluit volgens de regels van uw splitsingsreglement.
5. Zeg het oude contract schriftelijk en aantoonbaar op, binnen de termijn.
6. Regel de overdracht: het logboek, sleutels, documentatie en de alarmverbinding.
7. Laat de nieuwe leverancier bij de start een opnamerapport maken van de staat van de lift.

Een opnamerapport voorkomt discussie later. Gebreken die er al waren bij de overdracht, worden dan niet ongemerkt de verantwoordelijkheid van de nieuwe partij of een extra kostenpost voor de VvE.

Checklist

• Is de lift binnen achttien maanden na de vorige keuring opnieuw gekeurd, en is duidelijk wie de keuring aanvraagt?
• Zijn alle gebreken uit het laatste keuringsrapport hersteld?
• Weet u welke contractvorm u heeft en welke uitsluitingen gelden?
• Staan reactietijden voor storingen en personenbevrijding concreet in het contract, inclusief 24/7?
• Werkt de alarmverbinding en komt die uit bij een bemande meldkamer?
• Kent u de einddatum, de opzegtermijn, de verlengingsregeling en de indexering?
• Ontvangt u rapportages over bezoeken en storingen?
• Is de lift opgenomen in het MJOP, inclusief een verwachte moderniseringsdatum?
• Vergelijkt u offertes op hetzelfde bestek en op totale kosten over de looptijd?
• Is het dossier compleet en bewaard op een plek waar bestuur en beheerder bij kunnen?

Tot slot

Een goed liftonderhoudscontract begint bij inzicht. Weet wat de wet van de VvE vraagt, ken de inhoud en de einddatum van het huidige contract en vergelijk aanbiedingen op dezelfde basis. Met een bijgehouden storingsregister en een actueel MJOP neemt het bestuur betere beslissingen en voorkomt het verrassingen. Wilt u weten hoe de contracten van uw VvE ervoor staan, dan kunt u de gratis VvE-scan van REP Solutions gebruiken.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch of persoonlijk advies.