Besluitvorming in de VvE over contracten: wie beslist wat?

Een VvE sluit veel contracten af: de opstalverzekering, energie voor de gemeenschappelijke ruimten, liftonderhoud, schoonmaak en brandveiligheid. Achter elk contract zit een besluit, en dat besluit moet door het juiste orgaan op de juiste manier zijn genomen. In dit artikel leest u wie wat beslist, waar die bevoegdheid vandaan komt en hoe u van offerte tot getekend contract komt zonder dat er later discussie ontstaat over de geldigheid.

Wie doet wat binnen de VvE

Een vereniging van eigenaars is een rechtspersoon met een eigen structuur. Elke appartementseigenaar is van rechtswege lid. Wie zijn appartement verkoopt, is ook automatisch geen lid meer. Binnen de vereniging zijn er een paar vaste spelers, elk met een eigen rol bij contracten.

De vergadering van eigenaars (ALV)

De vergadering van eigenaars, in de praktijk vaak de ALV genoemd, is het hoogste orgaan. De wet bepaalt dat alle bevoegdheden bij de vergadering liggen die niet door de wet of de statuten aan een ander orgaan zijn toegekend. Bij een VvE gelden de akte van splitsing en het splitsingsreglement als statuten. De vergadering stelt de begroting en de jaarrekening vast, kiest het bestuur en neemt de grote besluiten.

Het bestuur

Het bestuur voert de besluiten van de vergadering uit en regelt het dagelijks beheer. Het bestuur vertegenwoordigt de VvE naar buiten en tekent dus ook de contracten. Bestuurders zijn vaak vrijwilligers, maar in sommige VvE's is een professionele partij als bestuurder benoemd. Of bestuurders zelf eigenaar moeten zijn, staat in het splitsingsreglement.

Kascommissie en technische commissie

De kascommissie controleert de financiën en brengt daarover verslag uit aan de vergadering. Een technische commissie, of bouwcommissie, denkt mee over onderhoud, beoordeelt offertes en volgt de uitvoering. Commissies adviseren. Zij nemen doorgaans geen bindende besluiten namens de VvE, tenzij de vergadering hun daarvoor uitdrukkelijk bevoegdheid geeft.

De professionele beheerder

Veel VvE's schakelen een beheerder in voor de administratie, het technisch beheer of beide. De beheerder bereidt voorstellen voor, vraagt offertes op, bewaakt termijnen en zorgt dat stukken op tijd bij het bestuur liggen. Een beheerder handelt op basis van een beheerovereenkomst en de opdracht die hij van het bestuur krijgt. Wat hij zelfstandig mag afsluiten, hangt af van die afspraken. Leg dat dus helder vast.

Wat mag het bestuur zelf beslissen

Dit is de vraag die in de praktijk het vaakst tot onduidelijkheid leidt. Het antwoord volgt uit meerdere documenten die u in samenhang moet lezen.

Het splitsingsreglement is leidend

Begin altijd bij het splitsingsreglement van uw eigen gebouw. Daarin staat wat het bestuur zelfstandig mag en welke besluiten voor de vergadering zijn. Veel splitsingsreglementen verwijzen naar een modelreglement van de notariële beroepsorganisatie. De bekendste versies stammen uit 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017. Een nieuw modelreglement geldt niet automatisch voor bestaande gebouwen. De versie die in uw splitsingsakte is opgenomen, blijft van kracht totdat het reglement formeel wordt gewijzigd. Twee VvE's in dezelfde straat kunnen dus heel verschillende regels hebben.

De begroting als kader

De vastgestelde begroting is in de praktijk het belangrijkste kader voor het bestuur. In de nieuwere modelreglementen mag het bestuur uitgaven doen die voortvloeien uit een door de vergadering goedgekeurde begroting. In oudere reglementen staat soms een vast bedrag of een bedrag dat de vergadering periodiek vaststelt. Verlengt het bestuur een bestaand schoonmaakcontract binnen het begrote bedrag, dan valt dat doorgaans binnen de bevoegdheid. Een nieuw meerjarig contract dat duidelijk boven de begroting uitkomt, hoort bij de vergadering.

Mandaatregelingen

Veel VvE's werken met een mandaatregeling. Dat is een besluit van de vergadering waarin staat tot welk bedrag of voor welk soort contracten het bestuur zelfstandig mag handelen. Dit geeft houvast en voorkomt dat elke kleine wijziging naar de ALV moet. Een goede mandaatregeling noemt bedragen, looptijden en soorten contracten. Ook legt zij vast of het bestuur bij spoed, zoals een lekkage of storing, buiten het mandaat mag handelen en hoe het dat achteraf verantwoordt.

Wat doorgaans naar de vergadering gaat

Het vaststellen van de begroting en de jaarrekening.
Het vaststellen van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP).
Grote onderhoudsprojecten en investeringen buiten de begroting.
Het aangaan van een geldlening.
Het aanstellen of vervangen van de professionele beheerder, als het reglement dat zo regelt.
Langlopende contracten met een flinke financiële impact, als die niet al door de begroting of een mandaat zijn gedekt.

Wie beslist over welk contract

De tabel hieronder geeft de gangbare praktijk weer. Uw eigen splitsingsreglement en de besluiten van uw vergadering gaan altijd voor.

Soort besluit	Wie beslist doorgaans	Waar staat het
Verlengen of overstappen binnen de begroting (bijv. schoonmaak, energie)	Bestuur	Splitsingsreglement, vastgestelde begroting, mandaatregeling
Spoedreparatie na schade of storing	Bestuur, achteraf verantwoorden	Splitsingsreglement, mandaatregeling
Opstal- en aansprakelijkheidsverzekering afsluiten of wijzigen	Bestuur binnen begroting, anders vergadering	Splitsingsreglement (verzekeringsplicht), begroting
Nieuw meerjarig onderhoudscontract buiten de begroting	Vergadering	Splitsingsreglement, begroting, MJOP
Vaststellen MJOP en reservering	Vergadering	Wet (Boek 5 BW), splitsingsreglement
Aangaan van een geldlening	Vergadering	Wet (Boek 5 BW), splitsingsreglement
Aanstellen of vervangen van de beheerder	Vergadering of bestuur, afhankelijk van reglement	Splitsingsreglement, beheerovereenkomst
Wijzigen van het splitsingsreglement	Vergadering met gekwalificeerde meerderheid, via de notaris	Wet (Boek 5 BW), splitsingsreglement

Stemmen, quorum en besluiten buiten de vergadering

Hoe een besluit tot stand komt, bepaalt of het standhoudt. Een contract dat op een gebrekkig besluit rust, levert later discussie op met eigenaars of met de leverancier.

Stemverhoudingen

De wet bepaalt dat besluiten van de vergadering worden genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten iets anders bepalen. Volstrekte meerderheid betekent meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen. Hoeveel stemmen elk appartementsrecht heeft, staat in de splitsingsakte. Dat is niet altijd één stem per appartement. Een groot bedrijfsdeel kan bijvoorbeeld meer stemmen hebben dan een kleine woning. Voor bijzondere besluiten, zoals een wijziging van het reglement, schrijven reglementen vaak een gekwalificeerde meerderheid voor.

Quorum

Een quorum is het minimale deel van de stemmen dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om een geldig besluit te nemen. De wet zelf schrijft voor gewone besluiten geen quorum voor. Of er een quorum geldt, staat in het reglement. Oudere modelreglementen kennen doorgaans een quorum voor gewone besluiten en een regeling voor een tweede vergadering als dat quorum niet wordt gehaald. In de modelreglementen van 2006 en 2017 geldt voor gewone besluiten in de regel geen quorum. Controleer dit altijd in uw eigen reglement, want afwijkingen komen veel voor.

Besluiten buiten de vergadering

Soms wilt u een besluit nemen zonder vergadering, bijvoorbeeld omdat een offerte snel verloopt. De wet maakt dit mogelijk, maar de eisen zijn streng. Het besluit moet eenstemmig zijn genomen door alle leden, ook al zijn zij niet bijeen, en het bestuur moet er vooraf van op de hoogte zijn. Eén eigenaar die niet reageert of tegenstemt, is genoeg om het besluit te laten mislukken. De meeste modelreglementen bevatten een vergelijkbare regeling en schrijven voor dat de instemming schriftelijk wordt gegeven. In kleine VvE's werkt dit goed. In grotere gebouwen is unanimiteit lastig te halen en is een extra vergadering vaak de betere route.

Over digitaal vergaderen is recent wetgeving aangenomen. De Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen is op 3 juni 2026 vastgesteld (Staatsblad 2026, 161). De wet treedt in werking op een datum die bij koninklijk besluit wordt bepaald; die datum was bij het schrijven van dit artikel nog niet bekend. Houd daarom ook voor digitale vergaderingen het eigen reglement en de actuele stand van de wet in de gaten.

Vernietiging van besluiten

Een eigenaar die een besluit van de vergadering wil laten vernietigen, kan dat vragen aan de kantonrechter. Dat verzoek moet binnen een maand worden ingediend nadat de eigenaar van het besluit kennis heeft genomen of heeft kunnen nemen. Ook daarom is het verstandig om besluiten direct duidelijk te communiceren en vast te leggen. Teken een ingrijpend contract liever niet in de eerste dagen na een omstreden besluit.

Notulen en vastlegging

Een besluit dat niet goed is vastgelegd, is in de praktijk lastig te bewijzen. Zorg dat de notulen van elke vergadering in elk geval vermelden:

de datum, de aanwezigen en de volmachten;
het aantal uitgebrachte stemmen voor, tegen en blanco per besluit;
de letterlijke tekst van het besluit, inclusief leverancier, looptijd en bedrag of bandbreedte;
welke bestuurders gemachtigd zijn om het contract te tekenen.

Laat de notulen binnen een redelijke termijn rondsturen en vaststellen. Bewaar ook de stukken die aan het besluit ten grondslag lagen, zoals de offertes en het advies van de technische commissie. Wie over een paar jaar het contract wil opzeggen of verlengen, moet kunnen terugvinden waarom destijds voor deze partij is gekozen.

Reservefonds, MJOP en de wet uit 2018

Op 1 januari 2018 is de Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars in werking getreden. Die wet raakt de besluitvorming over onderhoudscontracten direct.

Elke VvE moet een reservefonds aanhouden voor andere dan de gewone jaarlijkse kosten. Sinds de wet uit 2018 geldt voor gebouwen met een woonbestemming een minimale jaarlijkse reservering. Dat is het bedrag uit een MJOP dat de vergadering heeft vastgesteld, of ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw. Een MJOP dat hiervoor telt, kijkt minimaal tien jaar vooruit en is niet ouder dan vijf jaar. De bijdragen staan op een aparte rekening op naam van de VvE. Van de reserveringsplicht kan worden afgeweken via het reglement, met een bankgarantie of met een besluit van ten minste vier vijfde van de stemmen. Bestaande VvE's kregen een overgangstermijn tot 1 januari 2021.

De wet maakt ook duidelijk dat een VvE een geldlening mag aangaan, tenzij het reglement iets anders bepaalt. Voor de besluitvorming is het MJOP het belangrijkste document. Een onderhoudscontract dat past in een vastgesteld MJOP en de begroting, is veel eenvoudiger te verantwoorden dan een losse uitgave. Wilt u een groot onderhoudscontract afsluiten dat niet in het MJOP staat, leg het dan eerst aan de vergadering voor en pas zo nodig het plan aan.

Voor nieuwe gebouwen geldt nog een aandachtspunt. Zolang na oprichting minder dan twee derde van de appartementsrechten is overgedragen, mag de VvE geen onderhoudscontracten aangaan met een looptijd van meer dan een jaar.

Opzegtermijnen en stilzwijgende verlenging

Veel contracten van een VvE lopen door als niemand iets doet. Verzekeringen, energiecontracten en onderhoudscontracten kennen vaak een opzegtermijn en een clausule over stilzwijgende verlenging. Een VvE contracteert als rechtspersoon. Welke opzegtermijn geldt, staat daarom in het contract en de bijbehorende voorwaarden. Soms is dat een maand, soms drie maanden of langer, en soms wordt het contract na afloop met een volle nieuwe periode verlengd.

Dat heeft directe gevolgen voor de planning van besluiten. Stel dat de opzegtermijn drie maanden is en het contract eind december afloopt. Dan moet de opzegging uiterlijk eind september binnen zijn. Moet de vergadering over een nieuw contract beslissen, dan wilt u in het voorjaar al offertes hebben. Een ALV die pas in november plaatsvindt, is te laat. De VvE zit dan nog een periode vast aan het oude contract, ongeacht wat de vergadering besluit.

Stappenplan van offerte tot getekend contract

Met een vaste werkwijze voorkomt u dat besluiten te laat of op een gebrekkige basis worden genomen. Dit stappenplan werkt voor de meeste contracten.

Signaleer op tijd. Zet de uiterste opzegdatum in de planning en begin ruim daarvoor. Voor contracten die naar de vergadering moeten, rekent u de oproepingstermijn en de voorbereidingstijd mee.
Bepaal wie beslist. Kijk in het splitsingsreglement, de begroting en een eventuele mandaatregeling. Leg vast of dit een bestuursbesluit of een vergaderbesluit is.
Stel de eisen op. Beschrijf wat u nodig hebt: dekking, serviceniveau, looptijd, opzegtermijn en betalingsvoorwaarden. Vraag de technische commissie om mee te kijken bij onderhoud.
Vraag vergelijkbare offertes op. Zorg dat de offertes op dezelfde uitgangspunten zijn gebaseerd, zodat u appels met appels vergelijkt. Let op de kleine lettertjes over verlenging en indexatie.
Laat de beheerder of adviseur beoordelen. Een korte, schriftelijke vergelijking met een advies maakt het besluit begrijpelijk voor bestuur en eigenaars.
Neem het besluit. Het bestuur besluit binnen zijn mandaat, of het voorstel gaat naar de vergadering. Formuleer het besluit concreet, met leverancier, looptijd en bedrag.
Leg het besluit vast. Notuleer het besluit of leg het bestuursbesluit schriftelijk vast, met datum en namen.
Zeg het oude contract op. Doe dit schriftelijk, vóór de uiterste datum, en bewaar het bewijs van verzending en ontvangst.
Onderteken het nieuwe contract. Laat tekenen door de bestuurders die volgens het reglement de VvE vertegenwoordigen.
Archiveer en plan vooruit. Sla het contract op met de nieuwe einddatum en opzegtermijn, zodat de volgende ronde op tijd start.

Digitaal akkoord en ondertekening

Steeds meer VvE's laten het bestuur voorstellen digitaal goedkeuren en contracten digitaal ondertekenen. Dat is snel en praktisch, zeker als bestuurders niet in hetzelfde gebouw wonen of veel onderweg zijn. Een digitale handtekening is alleen zo sterk als wat erachter wordt vastgelegd. Zorg dat bij elk digitaal akkoord de volgende gegevens worden bewaard.

Wie. De identiteit van de persoon die akkoord gaf, bij voorkeur gekoppeld aan een persoonlijk account met tweestapsverificatie.
Bevoegdheid. In welke hoedanigheid deze persoon tekende, bijvoorbeeld als voorzitter of penningmeester, en of het reglement voorschrijft dat één of meer bestuurders samen tekenen.
Wat. De exacte versie van het voorstel of contract, zodat niemand achteraf een ander document kan voorleggen.
Tijdstip. Datum en tijd van elk akkoord, zodat u kunt aantonen dat het besluit vóór de opzegdatum is genomen.
Grondslag. Een verwijzing naar het ALV-besluit, de begroting of de mandaatregeling waarop het akkoord rust.
Auditspoor. Een vastgelegde, niet te wijzigen geschiedenis van wie het voorstel heeft ingediend, wie het heeft bekeken en wie het heeft goedgekeurd.

Controleer ook wat het reglement zegt over vertegenwoordiging. Moeten twee bestuurders samen tekenen, dan is het akkoord van één bestuurder niet genoeg, hoe snel het digitaal ook gaat. Bespreek met de beheerder hoe digitale akkoorden worden gearchiveerd, zodat ze ook na een bestuurswissel beschikbaar blijven.

Veelgemaakte fouten

Dezelfde fouten komen in veel VvE's terug. De meeste zijn met een beetje planning te voorkomen.

Het reglement niet lezen. Bestuurders gaan uit van wat ze in een ander gebouw gewend waren, terwijl hun eigen splitsingsreglement andere regels bevat.
Te laat beginnen. Het contract wordt stilzwijgend verlengd omdat de vergadering pas na de uiterste opzegdatum plaatsvond.
Vage besluiten. De notulen vermelden alleen dat "het bestuur een nieuwe partij zoekt", zonder bedrag, looptijd of mandaat.
Buiten het mandaat tekenen. Een bestuurder tekent een contract dat boven de begroting uitkomt, zonder besluit van de vergadering.
Onvergelijkbare offertes. Offertes met verschillende dekkingen, looptijden of serviceniveaus worden alleen op prijs vergeleken.
Geen bewijs van opzegging. De opzegging is verstuurd, maar er is geen bevestiging van ontvangst.
Te snel na een omstreden besluit tekenen. Een eigenaar vraagt binnen de termijn vernietiging aan, terwijl het contract al loopt.
Kennis bij één persoon. Alle contractinformatie zit in het hoofd of de mailbox van één bestuurder. Bij een bestuurswissel gaat die kennis verloren.

Tot slot

Goede besluitvorming over contracten begint bij het splitsingsreglement en eindigt bij een getekend en goed gearchiveerd contract. Daartussen zitten een duidelijke rolverdeling, tijdige planning, heldere besluiten en een betrouwbare vastlegging. Wie dit op orde heeft, voorkomt discussie met eigenaars en leveranciers en houdt grip op de kosten van het gebouw. Wilt u weten hoe uw VvE ervoor staat? Met de gratis VvE-scan van REP Solutions krijgt u een overzicht van uw contracten, einddata en opzegtermijnen, als basis voor een rustige planning van de besluitvorming.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch of persoonlijk advies.