Energie inkopen als VvE: EAN-codes, contracten en de Energiewet

Een VvE koopt energie in voor de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Dat lijkt eenvoudig, maar de keuze van contract, de grootte van de aansluiting en de nieuwe Energiewet bepalen samen wat u betaalt en hoe vast u zit. In dit artikel leest u welke aansluitingen onder het VvE-contract vallen, hoe de rekening is opgebouwd en waar u op let bij overstappen. Aan het eind vindt u een checklist met alles wat u nodig heeft om offertes op te vragen.

Wat valt onder het energiecontract van de VvE

Een appartementsgebouw heeft meestal meerdere aansluitingen op het energienet. Elk appartement heeft een eigen aansluiting met een eigen meter. De eigenaar of huurder van dat appartement sluit daarvoor zelf een contract af. De VvE heeft daar niets mee te maken.

Daarnaast zijn er aansluitingen voor de gemeenschappelijke delen. Die staan op naam van de VvE en de vereniging betaalt de kosten uit de VvE-bijdragen. Denk aan de volgende installaties en ruimtes:

• verlichting in trappenhuizen, galerijen, bergingsgangen, de entree en de parkeergarage;
• liften;
• mechanische ventilatie, zoals dakventilatoren die de badkamers en keukens van alle woningen afzuigen;
• de hydrofoor of drukverhogingsinstallatie die het drinkwater naar de hogere verdiepingen pompt;
• automatische deuren, de intercom, toegangscontrole en camera's;
• laadpalen in de gemeenschappelijke garage, als de VvE die zelf beheert;
• een collectieve cv-installatie of blokverwarming, met de bijbehorende gasaansluiting.

Bij blokverwarming koopt de VvE vaak het gas in voor het hele gebouw. De kosten worden daarna via een verdeelsleutel of via warmtemeters over de appartementen verdeeld. Dan gaat het om flinke volumes en weegt de inkoop zwaar op de begroting. Bij een gebouw zonder collectieve verwarming blijft het VvE-contract meestal beperkt tot elektriciteit voor de algemene installaties.

Weet u niet precies welke aansluitingen er zijn? Kijk dan in de meterkast of technische ruimte van het gebouw. Grotere complexen hebben soms meerdere VvE-aansluitingen, bijvoorbeeld één voor de garage en één voor het trappenhuis. Elk van die aansluitingen heeft een eigen contract nodig of moet in één contract worden opgenomen.

Zakelijk contract op naam van de VvE

Een VvE is een rechtspersoon met een eigen inschrijving in het Handelsregister. Het energiecontract hoort daarom op naam van de vereniging te staan, met het KvK-nummer van de VvE. Leveranciers behandelen een VvE doorgaans als zakelijke klant.

In de praktijk komen wij nog regelmatig contracten tegen die op naam van een bestuurslid staan. Dat gebeurde vaak bij kleine VvE's, omdat een particulier contract eenvoudig af te sluiten was. Dit levert problemen op. Als het bestuurslid verhuist of stopt, loopt het contract nog op zijn naam. De leverancier mag dan alleen met hem communiceren. Ook kan het zijn dat het tarief niet past bij het gebruik, omdat een particulier contract is bedoeld voor een woning. Zet een contract dat op naam van een persoon staat daarom bij de eerstvolgende gelegenheid over naar de VvE. Uw leverancier kan daarbij helpen.

Kleine en grote aansluiting, en de EAN-code

De grootte van een aansluiting bepaalt veel. Ze bepaalt welke regels gelden, welke contracten u afsluit en hoe de netbeheerkosten worden berekend. De wet maakt onderscheid tussen een kleine en een grote aansluiting.

Voor elektriciteit ligt de grens bij 3×80 ampère. Een aansluiting tot en met 3×80 ampère is een kleine aansluiting. Voor gas ligt de grens bij een meter van type G25, wat overeenkomt met een capaciteit van 40 kubieke meter per uur. Alles daarboven is een grote aansluiting.

De meeste VvE's hebben voor de algemene ruimtes een kleine aansluiting. Bij grote complexen met veel liften, een parkeergarage met laadpalen of een zware collectieve verwarming kan het om een grote aansluiting gaan. Dat ziet u op de nota van de netbeheerder of in het contract met de leverancier.

Bij een grote aansluiting regelt u dus meer zelf. U sluit een aansluit- en transportovereenkomst met de netbeheerder en een contract met een erkend meetbedrijf. Die partijen sturen hun eigen nota's. De leverancier rekent alleen de energie zelf af. Dat maakt de administratie ingewikkelder en vraagt om een goed overzicht van alle einddata.

De EAN-code: het adres van uw aansluiting

Elke aansluiting op het elektriciteitsnet en het gasnet heeft een unieke code van 18 cijfers. Dat is de EAN-code. Leveranciers en netbeheerders gebruiken die code om te weten om welke aansluiting het gaat. Zonder EAN-code kan een leverancier geen offerte maken en geen overstap regelen.

Een paar punten om op te letten:

• Elke aansluiting heeft een eigen EAN-code. Heeft de VvE twee elektriciteitsaansluitingen, dan heeft u twee codes.
• Stroom en gas hebben elk een eigen EAN-code. Een VvE met blokverwarming heeft dus minstens twee codes.
• De EAN-code is iets anders dan het meternummer. Het meternummer hoort bij het apparaat en verandert als de meter wordt vervangen. De EAN-code hoort bij de aansluiting zelf en blijft hetzelfde, ook als u van leverancier wisselt.

U vindt de EAN-code op de jaarnota of het verbruiksoverzicht van de huidige leverancier. Staat hij daar niet op, dan kunt u hem opzoeken in het EAN-codeboek, de landelijke zoekdienst van de netbeheerders. U zoekt daar op postcode en huisnummer. Let op dat het adres van de VvE-aansluiting soms afwijkt van de adressen van de appartementen, bijvoorbeeld een huisnummer met toevoeging of het adres van de garage. Lukt het niet, neem dan contact op met de netbeheerder in uw regio. Soms zit er ook een sticker met de code bij de aansluiting in de meterkast.

Hoe de energierekening is opgebouwd

Wie offertes vergelijkt, kijkt vaak alleen naar de prijs per kWh of per m³. Dat is maar een deel van het verhaal. De rekening bestaat uit verschillende onderdelen, waarvan een groot deel niet door de leverancier wordt bepaald.

Leveringskosten

Dit is het deel waar leveranciers op concurreren. Het bestaat uit de prijs per kWh stroom en per m³ gas, plus een vast bedrag per maand dat leveranciers vastrecht of vaste leveringskosten noemen. Bij een VvE met weinig verbruik kan dat vaste bedrag relatief zwaar wegen. Vergelijk daarom altijd de totale kosten op jaarbasis bij uw eigen verbruik.

Netbeheerkosten

De netbeheerder rekent kosten voor het transport van energie en het onderhoud van het net. Bij een kleine aansluiting gebeurt dat met een capaciteitstarief. U betaalt een vast bedrag dat afhangt van de aansluitwaarde, dus van het aantal ampère of het type gasmeter. Het maakt daarbij niet uit hoeveel u verbruikt. Een zwaardere aansluiting is daardoor duurder in vaste kosten, ook als u die capaciteit nauwelijks gebruikt. Daarnaast is er een meettarief voor de meter. De tarieven van netbeheerders zijn gereguleerd en voor iedereen in hetzelfde gebied gelijk. U kunt er niet over onderhandelen en ze veranderen niet als u overstapt.

Bij een kleine aansluiting rekent de leverancier deze kosten meestal mee op de nota. Bij een grote aansluiting krijgt u ze rechtstreeks van de netbeheerder en het meetbedrijf.

Belastingen

Over het verbruik betaalt u energiebelasting. Die wordt per kWh en per m³ berekend, met tarieven die de overheid jaarlijks vaststelt. Over het totaal komt btw. Een bedrijf trekt die btw weer af, maar een VvE kan dat doorgaans niet. Een VvE verricht meestal geen belaste prestaties en is daardoor geen ondernemer voor de btw. Voor de begroting betekent dit dat u met bedragen inclusief btw moet rekenen. Zakelijke offertes vermelden prijzen vaak exclusief btw. Reken ze om voordat u vergelijkt.

Vast, variabel of dynamisch

Leveranciers bieden grofweg drie contractvormen aan. Voor een VvE is de vraag vooral welke vorm past bij een jaarbegroting die de ledenvergadering vooraf vaststelt.

Vast contract

Bij een vast contract staat de leveringsprijs vast voor de hele looptijd, bijvoorbeeld één, twee of drie jaar. Belastingen en netbeheerkosten kunnen wel veranderen, want die bepaalt de leverancier niet. Een vast contract geeft de meeste zekerheid voor de begroting. Daar staat tegenover dat u bij tussentijds opzeggen een opzegvergoeding verschuldigd kunt zijn. Ook profiteert u niet als de marktprijzen dalen.

Variabel contract

Bij een variabel contract mag de leverancier de prijs periodiek aanpassen. Meestal is het contract voor onbepaalde tijd en kunt u op korte termijn opzeggen. Dat geeft vrijheid, maar maakt de begroting minder voorspelbaar. Een VvE die variabel inkoopt, doet er verstandig aan een ruimere post op te nemen voor energie.

Dynamisch contract

Bij een dynamisch contract volgt de prijs de groothandelsmarkt, voor stroom vaak per uur en voor gas per dag. Dit loont vooral als u uw verbruik kunt verschuiven naar goedkope momenten. Dat kan bij laadpalen of een warmtepomp met slimme sturing. Liften, ventilatie en verlichting draaien echter wanneer ze nodig zijn. Voor de meeste VvE's maakt dat een dynamisch contract lastig te begroten. Het vraagt ook iemand die de prijzen volgt en de nota's controleert.

Voor de meeste VvE's past een vast contract het best bij de manier waarop een vereniging werkt. Het bestuur legt dan één bedrag voor aan de ledenvergadering en de eigenaars weten waar ze aan toe zijn. Bij een grote collectieve gasaansluiting kan een gespreide inkoop of een combinatie van vast en variabel interessant zijn. Laat u daarover adviseren.

De Energiewet per 1 januari 2026

Op 1 januari 2026 is de Energiewet in werking getreden. Deze wet vervangt de Elektriciteitswet 1998 en de Gaswet. De regels voor elektriciteit en gas staan nu in één wet. Voor een VvE verandert er in de dagelijkse praktijk niet heel veel, maar er zijn wel nieuwe termen en enkele nieuwe rechten.

Nieuwe termen

Waar vroeger werd gesproken over kleinverbruik en grootverbruik, gebruikt de wet nu de termen kleine aansluiting en grote aansluiting. De grenzen zijn gelijk gebleven. Ook de netbeheerder heeft een nieuwe naam gekregen in de wet. Die heet nu systeembeheerder. U zult beide termen voorlopig door elkaar zien, ook in contracten en op nota's.

Micro-ondernemingen

De Energiewet geeft micro-ondernemingen een deel van de bescherming die huishoudens al hadden. Een micro-onderneming heeft minder dan 10 werknemers en een jaaromzet of balanstotaal van maximaal 2 miljoen euro. Voor deze groep geldt onder meer een opzegtermijn van maximaal één maand. Vaak wordt ook een bedenktijd van 14 dagen genoemd, maar leveranciers gaan daar verschillend mee om. Sommige voorwaarden voor micro-ondernemingen sluiten die bedenktijd juist uit, dus controleer dit in het aanbod. Ook gelden er regels voor de hoogte van de opzegvergoeding bij een vast contract.

Valt een VvE onder deze regeling? Dat verschilt per situatie. Een VvE heeft meestal geen werknemers en een beperkte omzet, maar is ook geen gewone onderneming. Leveranciers gaan er verschillend mee om. Sommige vragen u bij het afsluiten te bevestigen dat u een micro-onderneming bent en passen dan aangepaste voorwaarden toe. Andere behandelen een VvE als gewone zakelijke klant. Vraag de leverancier daarom vooraf welke voorwaarden op uw contract van toepassing zijn, en leg het antwoord vast. Dat voorkomt discussie als u later wilt opzeggen.

Opzegvergoeding bij tussentijds opzeggen

Wie een vast contract voor de einddatum beëindigt, kan een opzegvergoeding verschuldigd zijn. De leverancier heeft energie voor u ingekocht tegen de afgesproken prijs en kan schade lijden als u eerder vertrekt.

Opzegvergoeding bij een kleine aansluiting

Voor kleinverbruikers, dus ook zakelijke klanten met een kleine aansluiting, gelden sinds 1 juni 2023 regels van de toezichthouder ACM voor de hoogte van die vergoeding. De vergoeding hangt af van twee dingen. Het eerste is het verschil tussen het tarief in uw contract en het tarief dat de leverancier op het moment van opzeggen vraagt voor een vergelijkbaar contract. Het tweede is de hoeveelheid energie die u in de resterende looptijd nog zou verbruiken. Is het actuele tarief hoger dan uw contractprijs, dan lijdt de leverancier geen verlies en is de vergoeding laag of nihil. Contracten die vóór 1 juni 2023 zijn gesloten, vallen onder de oude regels.

Sinds de Energiewet geldt hiervoor een nieuwe wettelijke basis. De ACM heeft een handreiking gepubliceerd voor huishoudens en micro-ondernemingen met een vast contract, ongeacht de grootte van de aansluiting. Volgens die handreiking moet de eindnota onder meer de contractprijs, de prijs van het vergelijkbare product en het resterende verbruik vermelden. Zo kunt u de berekening controleren.

Rekenvoorbeeld opzegvergoeding

Het volgende rekenvoorbeeld gebruikt ronde, fictieve getallen. Een VvE heeft een vast stroomcontract met een leveringsprijs van € 0,30 per kWh. Na een jaar besluit het bestuur over te stappen. Er resteren nog twaalf maanden, waarin de VvE naar verwachting 10.000 kWh zou verbruiken. De leverancier biedt op dat moment een vergelijkbaar contract aan voor € 0,25 per kWh. Het tariefverschil is € 0,05 per kWh. De opzegvergoeding komt dan uit op 10.000 x € 0,05 = € 500. Zou het actuele tarief € 0,32 zijn, dan is er geen tariefverschil in het nadeel van de leverancier en betaalt de VvE geen vergoeding op deze grondslag.

Opzegvergoeding bij een grote aansluiting

Bij een grote aansluiting gelden deze regels in beginsel niet, tenzij de VvE als micro-onderneming wordt aangemerkt. De vergoeding volgt dan uit het contract. Lees de voorwaarden goed voordat u tekent. Let vooral op wat er gebeurt bij tussentijds opzeggen en of de leverancier een vaste boete of een berekening op basis van marktprijzen hanteert.

Stilzwijgende verlenging

Veel zakelijke contracten bevatten een regeling voor wat er gebeurt na de einddatum. Bij sommige leveranciers loopt het contract door als contract voor onbepaalde tijd met variabele tarieven, die u dan op korte termijn kunt opzeggen. Bij andere zakelijke contracten wordt het contract stilzwijgend verlengd met een nieuwe vaste periode als u niet op tijd opzegt. Voor micro-ondernemingen is automatische verlenging met een nieuwe vaste looptijd onder de Energiewet doorgaans niet toegestaan. Voor andere zakelijke klanten hangt het af van het contract. Zet de einddatum en de opzegtermijn daarom altijd ergens vast in de agenda van het bestuur of de beheerder.

Overstappen stap voor stap

Een overstap van leverancier kost weinig tijd als u de gegevens op orde heeft. Bij een kleine aansluiting regelt de nieuwe leverancier de overstap. Bij een grote aansluiting komt er wat meer bij kijken.

1. Inventariseer de aansluitingen. Noteer voor elke aansluiting de EAN-code, het adres, de aansluitwaarde en of het om stroom of gas gaat.
2. Verzamel het verbruik. Gebruik de jaarnota's van de afgelopen twee jaar. Let op veranderingen, zoals nieuwe laadpalen of een vervangen cv-installatie.
3. Controleer het huidige contract. Zoek de einddatum, de opzegtermijn en de regeling voor tussentijds opzeggen op.
4. Vraag offertes op. Vraag om een vergelijkbaar aanbod met dezelfde looptijd en contractvorm, inclusief alle vaste kosten. Vraag ook welke voorwaarden gelden voor de VvE als zakelijke klant of micro-onderneming.
5. Vergelijk op totale jaarkosten. Reken met uw eigen verbruik, inclusief vaste leveringskosten en btw.
6. Laat het bestuur besluiten. Controleer in het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement of het bestuur zelf mag tekenen of dat de ledenvergadering moet instemmen. Bij een meerjarig contract met grote bedragen is instemming van de vergadering vaak verstandig.
7. Teken op naam van de VvE. Gebruik de statutaire naam en het KvK-nummer van de vereniging.
8. Laat de nieuwe leverancier opzeggen. Bij een kleine aansluiting zegt de nieuwe leverancier doorgaans het oude contract voor u op. Controleer wel dat de ingangsdatum aansluit op de einddatum.
9. Controleer de eindnota en de eerste nota. Kijk of de meterstanden kloppen en of er geen onverwachte vergoedingen in staan.

Bundelinkoop en netcongestie

Inkoop voor meerdere VvE's

Een professionele beheerder beheert vaak tientallen VvE's, elk met een eigen contract, een eigen einddatum en een eigen leverancier. Dat maakt het overzicht lastig. Met een gebundelde inkoop vraagt de beheerder voor een groep VvE's tegelijk een aanbod aan. Dat kan het werk vereenvoudigen en de positie tegenover leveranciers versterken.

Daarbij gelden een paar aandachtspunten. Elke VvE blijft zelf contractpartij en besluit zelf. De beheerder legt het voorstel per VvE voor aan het bestuur. Het helpt als de einddata van de contracten op elkaar worden afgestemd, zodat u ze in één ronde kunt meenemen. Kies bij een bundel ook bewust voor één contractvorm, of laat elke VvE kiezen uit een vast en een variabel aanbod.

Laadpalen, warmtepompen en netcongestie

Steeds meer VvE's plaatsen laadpalen in de garage of vervangen een collectieve cv door een warmtepomp. Dat vraagt meer vermogen van de aansluiting. Soms past de extra vraag binnen de huidige aansluitwaarde, soms is een verzwaring nodig. Gaat de aansluiting daardoor boven 3×80 ampère, dan wordt het een grote aansluiting, met alle gevolgen voor contracten en kosten die hierboven staan beschreven.

In grote delen van Nederland kampt het elektriciteitsnet met netcongestie. Het net zit dan vol en de netbeheerder kan een verzwaring niet direct toezeggen. Er kan een wachtlijst gelden. Vraag daarom vroeg in het traject bij de netbeheerder na wat er mogelijk is, nog voordat u laadpalen of een warmtepomp bestelt. Overweeg ook een slim laadsysteem dat het vermogen verdeelt over de laadpalen. Daarmee kunt u vaak meer laadpunten aansluiten zonder de aansluiting te verzwaren.

Checklist: dit levert u aan voor een offerte

Met de volgende gegevens kan een leverancier of inkoopadviseur snel een passend aanbod maken:

• statutaire naam van de VvE, KvK-nummer en correspondentieadres;
• naam en contactgegevens van de bestuurder of beheerder die tekenbevoegd is;
• de EAN-codes van alle aansluitingen, voor stroom en gas apart;
• het adres van elke aansluiting zoals dat bij de netbeheerder bekend is;
• de aansluitwaarde van elke aansluiting, zoals 3x25 ampère of een G6-gasmeter;
• het jaarverbruik van de afgelopen één of twee jaar, bij stroom zo mogelijk verdeeld over normaal en dal;
• de huidige leverancier, de contractvorm, de einddatum en de opzegtermijn;
• eventuele teruglevering, bijvoorbeeld van zonnepanelen op het dak;
• plannen die het verbruik veranderen, zoals laadpalen, een warmtepomp of nieuwe liften;
• de gewenste contractvorm en looptijd, afgestemd op de begroting.

Leg deze gegevens vast in het dossier van de VvE. Dan hoeft u ze bij de volgende inkoopronde niet opnieuw te zoeken, en kan een nieuw bestuur direct verder.

Tot slot

Energie inkopen als VvE draait om overzicht. Weet welke aansluitingen er zijn, ken de EAN-codes en de aansluitwaarde, en houd de einddata en opzegtermijnen bij. Kies een contractvorm die past bij de begroting en vraag vooraf welke voorwaarden de leverancier op uw VvE toepast. Dan maakt u een bewuste keuze en voorkomt u verrassingen. Wilt u weten hoe de contracten van uw VvE ervoor staan? Met de gratis VvE-scan van REP Solutions brengt u uw energiecontracten en andere afspraken in kaart.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch of persoonlijk advies.