Contractbeheer en bundelinkoop voor VvE-beheerders

Wie als beheerder tientallen VvE's onder zich heeft, beheert al snel honderden contracten. Elk contract heeft een eigen einddatum, een eigen opzegtermijn en eigen voorwaarden. Zolang die gegevens verspreid liggen over mappen, mailboxen en het geheugen van één collega, mist u deadlines en kansen. In dit artikel leest u hoe u van losse contracten naar een inkoopstrategie voor de hele portefeuille gaat, stap voor stap en zonder dat besturen hun zeggenschap verliezen.

Het probleem van versnipperde contracten

Bij de meeste beheerkantoren is contractbeheer historisch gegroeid. Een VvE komt in beheer en neemt haar bestaande contracten mee. Het ene bestuur heeft de lift ooit zelf aanbesteed, het andere heeft het energiecontract van de projectontwikkelaar overgenomen. Na een paar jaar heeft elke VvE haar eigen verzameling leveranciers, looptijden en voorwaarden.

Dat levert een aantal bekende problemen op.

Verschillende einddata. Contracten lopen verspreid over het jaar af. Er is geen vast moment waarop u alles langsloopt.
Uiteenlopende opzegtermijnen. Het ene contract kunt u met een maand opzeggen, het andere vraagt drie of zes maanden. Wie de termijn mist, zit vaak een extra periode vast.
Stilzwijgende verlenging. Veel zakelijke contracten verlengen automatisch als niemand op tijd opzegt. Soms met een jaar, soms met de volledige oorspronkelijke looptijd. Een VvE wordt in de meeste gevallen als zakelijke partij behandeld, waardoor de beschermende regels voor consumenten doorgaans niet gelden.
Geen overzicht. De gegevens staan in pdf's, in e-mails en soms alleen op papier in de kast van een bestuurslid. Een totaalbeeld van de portefeuille ontbreekt.
Kennis bij één medewerker. Vaak weet één ervaren collega precies welke VvE bij welke liftonderhouder zit en wanneer dat contract afloopt. Gaat die persoon met verlof of uit dienst, dan verdwijnt die kennis mee.

Het gevolg is dat beheerders vooral reageren. Een factuur met een prijsverhoging komt binnen, of een leverancier meldt dat het contract is verlengd. Op dat moment is er weinig ruimte meer om te sturen. Goed contractbeheer draait die volgorde om. U weet ruim van tevoren wat er aankomt en u besluit zelf wat u ermee doet.

Welke contracten heeft een gemiddelde VvE

Het aantal contracten verschilt per gebouw. Een klein complex zonder lift heeft er minder dan een groot appartementengebouw met parkeergarage en collectieve installaties. Toch komen de volgende categorieën bij veel VvE's terug.

Verzekeringen

De opstalverzekering is bij vrijwel elke VvE verplicht op grond van het splitsingsreglement. Daarnaast hebben veel VvE's een aansprakelijkheidsverzekering, een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en soms een rechtsbijstand-, glas- of milieuschadeverzekering. Verzekeringen hebben meestal een contractvervaldatum en een eigen opzegregeling in de polisvoorwaarden.

Energie

Een VvE koopt stroom en vaak ook gas in voor de gemeenschappelijke ruimten. Denk aan verlichting in trappenhuizen en galerijen, de lift, ventilatie en soms een collectieve verwarmingsinstallatie. Energiecontracten hebben vaak een vaste looptijd met een vaste of variabele prijs.

Lift

Liftonderhoud is meestal vastgelegd in een meerjarig onderhoudscontract. Daarnaast moet een lift periodiek worden gekeurd. Bij liftcontracten is het belangrijk om te weten wat er onder het contract valt, zoals storingsdienst, onderdelen en arbeidsloon, en wat apart wordt gefactureerd.

Schoonmaak en glasbewassing

Schoonmaak van trappenhuizen, entrees en bergingsgangen en het wassen van gemeenschappelijke ramen zijn vaak aparte contracten. Ze lopen doorgaans per jaar en verlengen vaak automatisch.

Brandveiligheidsonderhoud

Onder brandveiligheid vallen bijvoorbeeld het onderhoud van brandblussers, brandslanghaspels, rookmelders, noodverlichting en brandmeldinstallaties. Afhankelijk van het gebouw en de installaties zijn hier meerdere leveranciers bij betrokken.

Afval en installaties

Sommige VvE's hebben een eigen contract voor afvalinzameling, bijvoorbeeld voor bedrijfsafval of containers. Daarnaast zijn er onderhoudscontracten voor installaties zoals mechanische ventilatie, hydrofoorpompen, deuren en poorten, cv-ketels of warmtepompen, zonnepanelen en camerasystemen.

Tel dit op en u komt bij een middelgrote VvE al snel op tien tot vijftien contracten. Vermenigvuldig dat met het aantal VvE's in uw portefeuille en u ziet waarom een systematische aanpak nodig is.

Een contractregister opzetten

De basis van goed contractbeheer is een contractregister. Dat is één centrale lijst waarin per VvE elk lopend contract staat, met steeds dezelfde gegevens. Het register kan beginnen als spreadsheet. Bij een grotere portefeuille is een platform met signalering en documentopslag prettiger, maar de velden blijven hetzelfde.

De kracht van een register zit in consistentie. Vul voor elk contract dezelfde velden in en gebruik vaste categorieën. Alleen dan kunt u later filteren, sorteren en vergelijken over de hele portefeuille.

Veld	Uitleg
VvE	Naam en eventueel KvK-nummer van de vereniging. Zo koppelt u elk contract aan de juiste contractpartij.
Categorie	Vaste indeling, zoals energie, lift, schoonmaak, glasbewassing, brandveiligheid, afval, installaties of verzekeringen. Nodig om contracten van dezelfde soort te groeperen.
Leverancier	Naam van de leverancier of verzekeraar en, bij verzekeringen, de tussenpersoon.
Startdatum	Datum waarop het contract is ingegaan. Helpt bij het beoordelen van looptijd en indexeringsmomenten.
Einddatum	Datum waarop de huidige contractperiode afloopt.
Opzegtermijn	De termijn die in het contract of de algemene voorwaarden staat, bijvoorbeeld drie maanden voor het einde van de looptijd.
Uiterste opzegdatum	De concrete datum waarop de opzegging uiterlijk binnen moet zijn. Bereken deze datum één keer en zet hem in het register. Dit is het belangrijkste veld voor signalering.
Automatische verlenging	Ja of nee, en zo ja met welke periode. Een contract dat stilzwijgend met een jaar verlengt, vraagt meer aandacht dan een contract dat vanzelf eindigt.
Indexering	Of en hoe de prijs jaarlijks wordt aangepast, bijvoorbeeld op basis van een prijsindex of een vast percentage.
Jaarbedrag	De totale jaarlijkse kosten inclusief btw, zodat u kosten tussen VvE's kunt vergelijken.
Documenten	Het getekende contract, de algemene voorwaarden, eventuele wijzigingen en de laatste offerte. Bij voorkeur digitaal gekoppeld aan het contract.
Contactpersoon	Contactgegevens bij de leverancier en de verantwoordelijke binnen het beheerkantoor of het bestuur.

Begin niet met perfectie. Een register met de belangrijkste velden ingevuld voor alle contracten is waardevoller dan een register met alle velden voor de helft van de contracten. Ontbrekende gegevens kunt u stap voor stap aanvullen, bijvoorbeeld door leveranciers om een contractoverzicht te vragen.

Contractkalender, signalering en bundelkansen

De contractkalender

Met een gevuld register kunt u een contractkalender maken. Daarin staan alle uiterste opzegdata van de portefeuille in chronologische volgorde. U ziet in één oogopslag welke contracten de komende maanden aandacht nodig hebben.

Een kalender werkt pas echt als hij u op tijd waarschuwt. Stel daarom een vaste signaleringstermijn in, bijvoorbeeld 90 dagen vóór de uiterste opzegdatum. Die ruimte heeft u nodig om de huidige voorwaarden te beoordelen, offertes op te vragen, het bestuur te informeren en een besluit te laten nemen. Bij contracten met een lange opzegtermijn of een ingewikkelde aanbesteding kiest u een ruimere termijn.

Werk bij voorkeur met meerdere signalen per contract.

Een eerste signaal ruim van tevoren, om te beslissen of u het contract opnieuw in de markt zet.
Een tweede signaal als de offertes binnen moeten zijn en het voorstel naar het bestuur gaat.
Een laatste signaal kort voor de uiterste opzegdatum, als controle dat er is opgezegd of bewust is verlengd.

Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor elk signaal. Een melding in een gedeelde mailbox waar niemand op reageert, helpt niet. Een overzicht per medewerker of per team voorkomt dat contracten tussen wal en schip vallen.

Van kalender naar bundelkansen

Zodra u de contractkalender per categorie bekijkt, ziet u patronen. Vaak lopen meerdere contracten van dezelfde soort in dezelfde periode af. Dat zijn bundelkansen. U kunt die contracten samen in de markt zetten in plaats van ze elk afzonderlijk te behandelen.

Bundelen heeft een paar voordelen. U doet het werk van een uitvraag één keer voor meerdere VvE's. Leveranciers krijgen een grotere en overzichtelijkere opdracht, wat hun interesse kan vergroten. En u brengt de voorwaarden van verschillende VvE's dichter bij elkaar, wat het beheer later eenvoudiger maakt.

Niet elk contract leent zich voor bundeling. Contracten die sterk afhangen van het specifieke gebouw, zoals onderhoud aan een bijzondere installatie, zijn lastiger te bundelen. Goed bundelbaar zijn contracten met een vergelijkbare dienst en heldere eenheden, zoals energie, glasbewassing, schoonmaak, brandblusseronderhoud en liftonderhoud bij vergelijkbare liften.

Rekenvoorbeeld van een bundelkans

Het volgende voorbeeld is fictief en bedoeld om de werkwijze te laten zien. De getallen zijn rond en verzonnen.

Een beheerder heeft vier VvE's met elk een eigen energiecontract voor de gemeenschappelijke ruimten.

VvE A heeft een contract dat eind januari afloopt, met een opzegtermijn van één maand.
VvE B heeft een contract dat eind februari afloopt, met een opzegtermijn van één maand.
VvE C heeft een contract dat eind maart afloopt, met een opzegtermijn van drie maanden.
VvE D heeft een contract dat eind april afloopt, met een opzegtermijn van één maand.

In de contractkalender ziet de beheerder dat deze vier contracten tussen januari en april aflopen. De uiterste opzegdatum van VvE C ligt het vroegst, eind december. Daarom start de beheerder de uitvraag in het najaar. Hij maakt één bestek voor de vier VvE's en vraagt leveranciers om een aanbieding met dezelfde looptijd en dezelfde voorwaarden. De ingangsdatum per VvE sluit aan op de einddatum van het huidige contract, zodat niemand dubbel betaalt of zonder contract zit.

Stel dat de vier VvE's samen een verbruik hebben van 40.000 kWh per jaar. Als één VvE 6.000 kWh verbruikt, is dat voor een leverancier een kleine opdracht. Een uitvraag voor 40.000 kWh met heldere gegevens is overzichtelijker om op te prijzen. Of dit tot een lagere prijs leidt, hangt af van de markt op dat moment. Het voordeel dat u wel zeker heeft, is overzicht en één moment van besluitvorming.

Elk bestuur ontvangt daarna het voorstel voor de eigen VvE en besluit zelf. Kiest één VvE ervoor om niet mee te doen, dan gaan de andere drie gewoon verder.

Bundelaanbesteding en benchmarking

Een bundelaanbesteding is een gezamenlijke uitvraag voor meerdere VvE's. Het is geen nieuwe juridische constructie. Elke VvE blijft zelfstandig contractpartij. De beheerder of een inkooppartij organiseert alleen het proces.

Eén bestek

U beschrijft in één document wat u inkoopt. Bij energie zijn dat bijvoorbeeld de aansluitingen, het verbruik en de gewenste looptijd. Bij schoonmaak gaat het om de te reinigen ruimten, de frequentie en de kwaliteitseisen. Per VvE voegt u een bijlage toe met de gebouwgegevens.

Gelijke voorwaarden

Alle VvE's in de bundel krijgen dezelfde contractvoorwaarden. Denk aan looptijd, opzegtermijn, indexering, betalingsvoorwaarden en of het contract automatisch verlengt. Dat maakt de aanbiedingen vergelijkbaar en maakt het latere beheer eenvoudiger. Leg vooraf vast hoe u aanbiedingen beoordeelt, bijvoorbeeld op prijs, dienstverlening en voorwaarden.

Per VvE een eigen contract en een eigen besluit

Na de uitvraag sluit elke VvE een eigen contract met de gekozen leverancier. Elke VvE ontvangt ook een eigen factuur. Zo blijven de kosten en de aansprakelijkheid netjes per vereniging gescheiden. Belangrijker nog is dat elk bestuur zelf besluit. De beheerder bereidt voor en adviseert, het bestuur of de vergadering van eigenaars beslist. Welk orgaan bevoegd is, hangt af van het splitsingsreglement, eventuele besluiten van de vergadering en de omvang van de uitgave.

Benchmarking binnen de portefeuille

Een gevuld contractregister geeft u nog een voordeel. U kunt kosten tussen VvE's vergelijken. Omdat gebouwen in grootte verschillen, heeft u een vergelijkbare maat nodig. Een praktische maat is de kosten per appartement per maand.

Deel daarvoor het jaarbedrag van een contract door het aantal appartementsrechten en door twaalf. Als rekenvoorbeeld met fictieve getallen: een schoonmaakcontract van 6.000 euro per jaar bij een VvE met 25 appartementen komt neer op 20 euro per appartement per maand. Zet u die uitkomsten voor alle VvE's naast elkaar, dan vallen afwijkingen snel op.

Een afwijking is nog geen fout. Een hoger bedrag kan een goede reden hebben. Misschien heeft het gebouw meer trappenhuizen, een grotere entree of een hogere schoonmaakfrequentie. Gebruik de benchmark daarom als startpunt voor een vraag. Waarom betaalt deze VvE meer dan vergelijkbare gebouwen? Krijgt zij daar ook meer voor? Pas als die vragen zijn beantwoord, weet u of er iets te verbeteren valt.

Benchmarking helpt ook in het gesprek met besturen. Een bestuur dat ziet hoe de eigen kosten zich verhouden tot vergelijkbare VvE's, kan beter beoordelen of een nieuw voorstel redelijk is. Let er wel op dat u gegevens van andere VvE's alleen geanonimiseerd deelt.

Verzekeringen als apart traject

Verzekeringen staan in het contractregister naast de andere contracten, maar het inkooptraject verloopt anders. Adviseren over en bemiddelen in verzekeringen zijn in Nederland gereguleerde activiteiten. Wie dat beroepsmatig doet, heeft onder de Wet op het financieel toezicht (Wft) in de regel een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) nodig. Volgens de AFM valt het doen van een aanbeveling voor een specifiek product al onder adviseren. Ook het doorgeven van gegevens van een klant aan een verzekeraar kan als bemiddelen gelden. Er bestaan uitzonderingen, maar die zijn beperkt en hebben strikte voorwaarden.

Voor een beheerder betekent dit dat u verzekeringen niet zomaar kunt meenemen in een algemene bundelaanbesteding. U kunt wel de gegevens in het register bijhouden, zoals polisnummer, verzekeraar, vervaldatum en premie. Voor het advies en de keuze van een verzekering schakelt u een vergunde adviseur in.

Ook inhoudelijk verdienen verzekeringen een eigen aanpak. Bij een opstalverzekering gaat het om de juiste herbouwwaarde, de dekking en het eigen risico. Bij een aansprakelijkheids- of bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering gaat het om de verzekerde bedragen en de uitsluitingen. Een lagere premie zegt weinig als de dekking niet past bij het gebouw of de eisen uit het splitsingsreglement. Laat een adviseur de polissen daarom beoordelen op dekking en niet alleen op prijs.

Besluitvorming, digitaal akkoord en transparantie

Besluitvorming door het bestuur

Een inkoopstrategie voor de portefeuille mag nooit betekenen dat de beheerder namens VvE's beslist zonder mandaat. Het bestuur vertegenwoordigt de VvE. Voor grotere of langlopende verplichtingen is in veel splitsingsreglementen een besluit van de vergadering van eigenaars nodig. Leg daarom per VvE vast welk mandaat de beheerder heeft, welk bedrag het bestuur zelf mag besteden en wanneer de vergadering moet beslissen.

Een goed voorstel aan het bestuur bevat in ieder geval de huidige situatie, de ontvangen aanbiedingen, een vergelijking op prijs en voorwaarden, uw advies en de termijn waarbinnen een besluit nodig is. Hoe duidelijker het voorstel, hoe sneller een bestuur kan besluiten.

Digitaal akkoord

Bij een bundelaanbesteding moeten meerdere besturen binnen dezelfde periode een besluit nemen. Dat lukt slecht als voorstellen per post gaan of in een lange e-mailwisseling verdwijnen. Met een digitale omgeving waarin het bestuur het voorstel inziet, vragen stelt en akkoord geeft, versnelt u dat proces. Het akkoord wordt vastgelegd en is later terug te vinden. Dat is prettig voor de verantwoording aan de vergadering en voor een volgend bestuur dat het dossier overneemt.

Transparantie over vergoedingen

Besturen mogen weten wie er aan een inkooptraject verdient. Wees daarom vooraf duidelijk over vergoedingen. REP Solutions ontvangt voor de inkoop van onder meer energie, liftonderhoud, schoonmaak, brandveiligheidsonderhoud en afvalverwerking een affiliatievergoeding van de leverancier. Die vergoeding is voor elke leverancier gelijk. Daardoor heeft de keuze voor een bepaalde leverancier geen invloed op wat REP Solutions ontvangt. Bij verzekeringen ontvangt REP Solutions provisie van de verzekeraar. Dat leggen wij vooraf uit.

Voor beheerders die zelf inkopen of met andere partijen werken, geldt hetzelfde principe. Vertel het bestuur welke vergoedingen er zijn en van wie ze komen. Dat voorkomt discussie achteraf en versterkt het vertrouwen in uw advies.

Hoe u begint

De stap van losse contracten naar een portefeuillestrategie lijkt groot. U hoeft het niet in één keer te doen. Begin met een pilot.

Kies een deel van de portefeuille. Neem bijvoorbeeld tien VvE's of één regio. Kies bij voorkeur VvE's met een actief bestuur dat openstaat voor een nieuwe werkwijze.
Vul het register voor deze VvE's. Verzamel alle lopende contracten en vul de belangrijkste velden in. Vraag ontbrekende gegevens op bij leveranciers.
Prioriteer op einddatum. Zet de contracten op volgorde van uiterste opzegdatum. Contracten die binnen een paar maanden aflopen, pakt u eerst op.
Prioriteer op risico. Kijk ook naar contracten met een hoog jaarbedrag, een lange automatische verlenging of een wettelijke onderhouds- of keuringsplicht. Een gemiste deadline heeft daar meer gevolgen.
Zoek de eerste bundelkans. Kijk welke contracten van dezelfde soort in dezelfde periode aflopen. Start met één categorie, bijvoorbeeld energie of glasbewassing.
Evalueer en breid uit. Bekijk na de eerste ronde wat goed ging en wat beter kan. Breid daarna stap voor stap uit naar de rest van de portefeuille.

Een pilot geeft u ervaring met het proces, laat besturen zien hoe het werkt en levert een register op dat u direct kunt gebruiken.

Veelgemaakte fouten en checklist

Bij het opzetten van contractbeheer en bundelinkoop zien wij een aantal fouten steeds terugkomen.

Alleen de einddatum registreren. De einddatum zegt weinig als u de opzegtermijn niet kent. Registreer altijd de uiterste opzegdatum.
Te laat beginnen. Wie pas een maand voor de deadline begint, heeft geen tijd voor een goede uitvraag en een zorgvuldig besluit van het bestuur.
Opzeggen zonder alternatief. Zeg een contract pas op als duidelijk is wat er voor in de plaats komt, of als het bestuur bewust heeft gekozen om de dienst te stoppen.
Opzegging niet laten bevestigen. Vraag altijd een schriftelijke bevestiging van de opzegging en bewaar die bij het contract.
Bundelen zonder mandaat. Een gezamenlijke uitvraag is prima, maar elk bestuur moet zelf instemmen. Ga er niet van uit dat een VvE meedoet.
Alleen op prijs vergelijken. Kijk ook naar dienstverlening, responstijden, indexering en looptijd. Een lage prijs met een lange automatische verlenging kan later tegenvallen.
Verzekeringen meenemen in algemene inkoop. Advies over verzekeringen is vergunningplichtig. Houd dit traject apart en werk met een vergunde adviseur.
Kennis bij één persoon laten. Zorg dat het register en de documenten voor het hele team toegankelijk zijn.

Checklist

Alle lopende contracten per VvE staan in één register.
Per contract zijn leverancier, start- en einddatum, opzegtermijn en uiterste opzegdatum ingevuld.
Automatische verlenging en indexering zijn vastgelegd.
Het jaarbedrag staat erbij, zodat u kunt benchmarken.
Contract, voorwaarden en wijzigingen zijn digitaal opgeslagen.
Er is een vaste signaleringstermijn, bijvoorbeeld 90 dagen voor de uiterste opzegdatum.
Per signaal is een verantwoordelijke medewerker aangewezen.
De contractkalender wordt periodiek bekeken op bundelkansen.
Per VvE is vastgelegd welk mandaat de beheerder en het bestuur hebben.
Verzekeringen lopen via een vergunde adviseur.
Vergoedingen zijn vooraf aan het bestuur gemeld.
Elk besluit en elke opzegging is vastgelegd en terug te vinden.

Goed contractbeheer is de basis voor betere inkoop. Met een volledig register, een contractkalender met tijdige signalering en een vaste werkwijze voor bundelaanbestedingen krijgt u grip op de hele portefeuille. Besturen houden hun eigen besluit en krijgen betere voorstellen. Uw kantoor wordt minder afhankelijk van de kennis van één medewerker. Wilt u zien hoe dit voor uw portefeuille werkt, dan kunt u beginnen met de gratis VvE-scan van REP Solutions of het contractplatform verkennen.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch of persoonlijk advies.